Úgy tűnik, hogy az összefüggés sokszor fordított irányban igaz. Mennyiben felelősek a vezetők, és miért veszélyesek a péntek délután dolgozó munkatársak? A túlórát jutalmazni vagy szankcionálni kell? Ezekre a kérdésekre keressük a választ.
A kérdés természetesen költői, mindannyian tudjuk, hogy önmagában szorgalommal, hajtással és pörgős munkafolyamatokkal nem feltétlen jár együtt a munkavégzés hatékonysága. Úgy tűnik, hogy az összefüggés sokszor fordított irányban lehet igaz, vagyis az alacsony hatékonyságú munkavégzés az esetek nagy részében „nagy zajjal és izzadsággal jár”. A szervezetfejlesztési hatékonysági kutatások megerősíteni látszanak a magyar mondást, mi szerint ,„üres dió nagyot koppan”. De vajon mik a nem hatékony munkavégzés legfőbb okai?
A kutatások és a tapasztalatok azt mutatják, hogy a hatékony munkavégzés elmaradása az esetek nagy részében a nem megfelelő vezetői folyamatokra épül. A legfontosabb okként a vezetői szemléletet jelölik meg. Vagyis amennyiben maga a vezető nem érti a hatékony munkavégzés lényegét, könnyen beleviszi szervezetét alacsony hatékonyságú, nagy energiákat felemésztő működésbe.
A hatékonyság elsődleges gyilkosai a tervezetlenül végzett munka, illetve az úgynevezett szervezeti rángatás, amikor is a munkatársaknak gyakran hirtelen és nem megfelelően megindokolt módon kell munkafeladataikat, munkavégzési prioritásaikat megváltoztatniuk. Az ad-hoc munkavégzési kényszer a legtöbb szervezet sajátja, ugyanakkor az ad-hoc munkafolyamatok aránya, egészséges esetben nem haladhatja meg az összmunkavégzés néhány százalékát.
A hatékony munkavégzés pszichológiai alapja a hatékony munkával és a hatékony pihenéssel töltött időszakok megfelelő váltakozása. Ebből következik, hogy amennyiben a munkát végző nem képes a hatékony rekreációs időszakba belépni vagy abban megfelelő ideig maradni, a munkavégzés hatékonysága fokozatosan csökken. Ebből a jól ismert összefüggésből adódik, hogy számos szervezetnél a túlórában végzett munkát kifejezetten szankcionálják.
Jó példa a pszichológiai szabályok tiszteletére annak a nagy nevű nemzetközi cégnek a gyakorlata, ahol a felső vezető hétfőn és pénteken „ kötelezően békén hagyja munkatársait és ezt várja el összes beosztott vezetőjétől”. Saját szavaival megfogalmazva: „..a hétfőt a legtöbb munkahelyen túltervezik, mindenki sokkot kap a heti kezdéstől, a pénteket pedig egyszerűen jobb elfelejteni, már senki sem tud igazából odafigyelni…” én magam óvakodom az olyan emberektől, akik péntek délután hívnak fel vagy küldenek emailt…ezek az emberek nagyon veszélyesek…nem szorgalmas, hanem hatékony munkatársakra van minden vezetőnek szüksége….”
Saját hatékonyságunk fejlesztése állandó élményünkké kell, hogy váljon. A gyakorlat szerint, a hatékony munkavégzést az segíti a legjobban, ha szinte minden munka folyamatunkat négyes szervező struktúrában végezzük, vagyis a tervezés, szervezés, végrehajtás és monitorozás alapján. A tapasztalatok szerint amellett, hogy időt és energiát takarítunk meg, a négyes struktúra használata lehetővé teszi a hosszú távú hatékony munkavégzés legfontosabb faktorainak, az értelmes munkavégzés érzésének , illetve a folyamatos tanulás lehetőségének kialakulását is.